Фильтры Excel: как использовать фильтры числа, текста и даты для извлечения только необходимых данных.

Базы данных электронной таблицы Excel работают, потому что пользователи могут фильтровать данные внутри этих книг. Фильтры - это условия, которые вы указываете в базах данных и таблицах, чтобы извлекать только точную запрашиваемую информацию.

Например, в базе данных электронных таблиц Human Resources ИТ-директор может нанять кандидата со степенью в области компьютерных наук плюс опыт использования языков HTML, Java и C ++. ИТ-директор использует фильтры на основе логических операторов для извлечения всех кандидатов с этими учетными данными: равно ( Equals ) градусов в «Компьютерной науке» плюс языки компьютера, равные ( Equals ) " HTML, Java и C ++ ». Она может добавлять дополнительные условия, такие как кандидаты, равные ( Equals ) «Разработчик программного обеспечения CS», но не равный ( Не равно ) «Инженер CS Hardware», чтобы свести к минимуму список. Этот выборочный процесс может продолжаться до тех пор, пока количество кандидатов не уменьшится до разумного числа.

Обратите внимание, что извлечение данных основано на столбцах полей в вашей базе данных. Вы не можете выдать претендентов, равных «говорит по-испански», если база данных не содержит поля для языков. Поэтому крайне важно, чтобы вы создавали столбцы полей для сбора всей информации, которую вы планируете извлечь или отфильтровать позже.

[Дополнительная информация: ваш новый компьютер нуждается в этих 15 бесплатных, отличных программах]

to, мы покажем вам, как применять фильтры Date, Number и Text к вашей электронной таблице. Чтобы облегчить вам работу с задачами фильтрации, которые мы собираемся описать, мы создали загружаемую книгу Excel со всеми данными, которые мы используем в этой статье. Просто нажмите стрелку или ссылку ниже, чтобы начать загрузку.

скачать книгу для реляционных баз данных, отчетов и сводных таблиц. Это книга с несколькими электронными таблицами, содержимое которых можно использовать для практики задач Excel в реляционных базах данных, отчетах и ​​сводных таблицах , JD Sartain

Дальнейшая подготовка Excel

Если вы хотите углубить мастерство Excel, для расширения ваших знаний существует ряд онлайн-курсов. Вот наши лучшие подборки, чтобы начать с:

Coursera - Навыки Excel для бизнеса: Essentials

EDX - Анализ и визуализация данных с помощью Excel

Lynda.com - Excel: сценарий Планирование и анализ

Udacity - Основы Excel

Использование меню Sort & Filters

1. Войдите в таблицу Нарушений. Нажмите стрелку рядом с столбцом поля с именем Точки . Обратите внимание, что раскрывающееся меню начинается с Сортировка от наименьшего до самого большого или Сортировка от максимальной к наименьшей . Выберите один из этих параметров сортировки и обратите внимание, что Excel сортирует таблицу, используя поле, в котором находится ваш курсор. Например, если ваш курсор находится в столбце поля «Точки», Excel сортирует таблицу по полю «Точки».

JD Sartain / PC World

Используйте меню Sort + Filters для сортировки полей

2. В небольшом столе, как это, легко быстро увидеть, сколько водителей Флориды имеют 3, 4 или 12 очков. В действительности, однако, эта таблица, вероятно, будет иметь тысячи записей и много разных уровней баллов. Использование фильтров было бы намного проще и эффективнее, чтобы определить, сколько (и каких) драйверов имеют Больше или равно 12 баллов.

Числовые фильтры (одно условие, одно поле)

1. Еще раз щелкните стрелку рядом с столбцом поля Точки . Прокрутите вниз и выберите Фильтры номеров . В появившемся подменю выберите Больше или равно .

2. Когда откроется диалоговое окно Custom AutoFilter , обратите внимание, что в поле подсказки отображается имя поля. Show Rows Where> Points> Больше или равно (ваш исходный логический оператор), который отображается в первом поле ввода.

3. Нажмите стрелку вниз в правой части окна Вход . Обратите внимание, что в этом выпадающем меню перечислены все логические операторы, которые вы можете переустановить, если вы передумаете и хотите использовать другой логический оператор.

4. Если вы удовлетворены своим исходным выбором ( Больше или равно) , нажмите ОК , и ваша таблица снова появится с записями, которые соответствуют только вашему фильтру (в этом случае только два записи). Если вы выбрали больше или равным номеру 4, тогда будут отображаться все записи, равные 4 и выше (через 12, в этой таблице).

5. Чтобы отменить этот фильтр и снова просмотреть все записи в этой таблице, щелкните стрелку «Точки» еще раз, затем нажмите Очистить фильтр «Точки» в раскрывающемся меню Сортировка / Фильтры .

JD Sartain / PC World

Из числовых фильтров выберите «Больше или равно»

Примечание: Точки - это числовое поле; поэтому фильтры, доступные в подменю «Фильтры» (который говорит «Числовые фильтры» ), являются логическими операторами, которые работают с числами: «Равные», «Не равные», «Больше» и т. д. Опция для других фильтров еще раз. Для дат - это завтра, последняя неделя, следующий квартал и т. Д. Текстовые фильтры включают «Начать с», «Содержит», «Не содержать» и т. Д. Некоторые фильтры перекрываются между текстовыми полями и полями «Число», но фильтры «Дата» уникальны.

6. Вы также можете использовать данные в поле «Поиск ввода» для извлечения записей, которые равны значениям (или текстовым элементам или датам) в таблице. Нажмите Точки , затем в поле Ввод поиска снимите отметку с отметки Выбрать все .

7. Проверьте значения, которые вы хотите отобразить для своего запроса или отчета (например, 4 и 12), затем нажмите ОК .

8. Excel удаляет все записи из этого представления, которые не соответствуют вашему отфильтрованному запросу, что означает, что все прошло, за исключением драйверов, у которых 4 балла или 12 баллов.

JD Sartain / PC World

Отфильтровать всех водителей Флориды с 4 очками или 12 пунктов

Текстовые фильтры (два условия, несколько полей)

1. Нажмите стрелку рядом с столбцом поля Нарушения (текстовое поле). Прокрутите вниз и выберите Текстовые фильтры . Из всплывающего подменю обратите внимание на доступные текстовые фильтры: Равно, не равно, начинается с, заканчивается, содержит, не содержит, и Пользовательский фильтр .

2. Когда откроется диалоговое окно Custom AutoFilter , обратите внимание на имя поля Нарушения отображается в приглашении, в котором указано Показать строки с указанием типа размещения : Равно (отображается в первое поле ввода). Нажмите стрелку в правой части окна Вход рядом с полем Равный вход ) и выберите в раскрывающемся списке Тип нарушения.

3. Следуйте приведенным выше инструкциям (4-8 в разделе «Числовые фильтры»), чтобы извлечь данные для получения водительских прав, необходимые для вашего отчета. Например, все драйверы с типами нарушений равны «Запуск красного света» или «Нарушение ремня безопасности» или «Ускорение».

4. Что делать, если вы хотите извлечь все записи, которые показывают DUI и / или Reckless Driving? Выберите Equals в верхнем левом поле ввода, а затем выберите DUI в верхнем правом поле ввода. Затем щелкните круг OR (отметьте галочкой). Затем выберите Equals (снова) в левом нижнем поле ввода и выберите Reckless Driving из нижнего правого поля ввода.

Важное примечание: Зачем выбирать OR вместо AND ? ИЛИ означает любую запись с DUI ИЛИ любой записи с Reckless Driving. И означает записи, которые содержат оба этих нарушения. В этой базе данных / таблице ни одна из отдельных записей не содержит множественных нарушений, хотя некоторые из них делают.

JD Sartain / PC World

Используйте текстовые фильтры для извлечения определенных текстовых данных

Фильтры даты (с использованием пользовательских условий )

Фильтры даты в Excel очень полны и позволяют вам извлекать отдельные или несколько дат по дням, неделям, месяцам, годам, кварталам или годам, а также датам в пределах диапазонов. Вы также можете использовать отрицательную логику, такую ​​как все даты, которые не равны 2017, или все даты, которые не совпадают с мартом, апрелем и майем.

1. Выберите поле Дата нарушения . Нажмите стрелку рядом с полем поиска в разделе Фильтры даты (в подменю Сортировка / Фильтры ) и выберите YEAR из небольшого выпадающего меню.

2. Снимите флажок Выбрать все , затем перепроверьте 2016 и 2015 и нажмите ОК .

3. Excel удаляет все годы, не равные ( Не равно ) 2017.

4. Нажмите Очистить фильтр от даты нарушения в подменю Сортировка / Фильтры .

5. В том же меню выберите MONTH в раскрывающемся меню «Поиск».

6. Щелкните знак плюса рядом с 2017, 2016 и 2015 года, затем снимите отметку март , апрель и май . Затем снимите флажок Бланки и нажмите «ОК».

7. Excel отображает все записи, не равные ( Не равно ) Март, апрель и май.

JD Sartain / PC World

Используйте отрицательную логику для отображения всех дат NOT EQUAL чему-то

8. Длинный список фильтров «Дата» включает в себя: Равные, до, после, между, завтра, сегодня, вчера, на следующей неделе, на этой неделе, на прошлой неделе, в следующем месяце, в этом месяце, в прошлом месяце, в следующем квартале, в этом квартале, в последнем Квартал, следующий год, в этом году, в прошлом году, в годовом исчислении, все даты за период (с четырьмя кварталами и 12 месяцами) плюс пользовательские фильтры .

9. Большинство этих фильтров являются одноступенчатым / одним нажатием кнопки: вы нажимаете фильтр, и результаты отображаются мгновенно.

JD Sartain / PC World

Выберите из длинного списка фильтров даты

10. Если вы выберете Равные, До, После, Между или Пользовательские фильтры , откроется диалоговое окно Custom AutoFilter и предложит вам дополнительную информацию, такую ​​как Равно До, или После определенной даты; или Между двумя датами; или создать пользовательский фильтр .

11. Выберите Между и диалоговым окном Custom AutoFilter, обратите внимание, что Excel уже добавил условия для этого фильтра. Все, что вам нужно сделать, это выбрать даты из раскрывающихся списков, например:

Is After or Equal To: 2/22/2017

До или равно: 5/1/2017

Затем нажмите ОК . Excel отображает только те даты, которые вы запросили.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для этого фильтра AND является правильным булевым оператором, потому что вы хотите ВСЕ даты между (A) AND (B). Если вы выберете OR, Excel отобразит всю таблицу базы данных, потому что ВСЕ даты - «До», «После», «ИЛИ» равно «Да», выбранным вами.

JD Sartain / PC World

Используйте фильтр даты BETWEEN для извлечения диапазона дат